Documentos: Plantillas

Para la creación de plantillas a continuación se plantea un resumen de los pasos a seguir:

·       Crear las variables para los documentos en la transacción /EFOL/TR_932.

·       Definir las plantillas de documentos en la transacción /EFOL/TR_931.

·       Crear un modelo de documento para asignar a las plantillas en la transacción /EFOL/TR_934.

·       Asignar los documentos a los expedientes, en primer lugar se debe crear las carpetas para contenerlos. Para ello se usa la transacción /EFOL/TR_933.

·       Asignar los modelos a los expedientes que lo requieran desde la transacción /EFOL/TR_911.

·       En el caso en el que tengamos workflow se puede asignar un modelo a una tarea determinada desde la transacción /EFOL/TR_909.

       Transacción /EFOL/TR_932 – Variables de documentos:

En primer lugar se definen las variables de documentos, para ello se utiliza la transacción /EFOL/TR_932.

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 Se le asigna un nombre a la variable, una denominación, el tipo de variable, si está protegida o no para que sea modificable y el código de programa de donde se obtendrán las variables.

En el caso en el que la variable se tenga que obtener de una tabla de base de datos, el tipo de variable debería ser el 6 – variable estándar. Al cambiar la forma de obtener la variable, se pedirá también el nombre de la tabla y del campo a obtener además de la clave del expediente.

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Transacción /EFOL/TR_931 – Plantillas de documentos:

Para crear una plantilla se debe entrar a esta transacción y crear un nuevo modelo de plantilla. Para ello, debemos asignarle un código de plantilla, el idioma en el que estará la plantilla, el tipo de plantilla que vamos a crear y la denominación.

 En la parte de variables, se deben añadir las variables que se han creado anteriormente y su estado.

 Cuando ya estén todos los campos y variables completos, se importará la plantilla.

Transacción /EFOL/TR_934 – Modelos de documentos.

Cuando se ha creado la plantilla, en esta transacción se crea un modelo. Para ello se define el modelo de documento, se define si es de entrada, salida o email. Si tenemos una condición para que el modelo salga se debe indicar en condición y el resto de información tiene que coincidir con la información del expediente.

Importante: SPS DOC, se debe preguntar donde se quieren guardar las plantillas de los documentos. No puede ser estándar, ya que si es el estándar significará que se están guardando en la BBDD y esto podría saturarla.

El código de programa es utilizado para determinar la plantilla, si no se dispone de código de programa. Se añade el código de plantilla, con la clave del idioma de la plantilla y si está activa o no.

Transacción /EFOL/TR_933 – Carpetas por expediente.

Asignamos los documentos que hemos creado a los diferentes tipos de expedientes con esta transacción. Para ello, se debe crear una carpeta. Para crear una carpeta se debe asignar un identificador único y la denominación de la carpeta.

Transacción /EFOL/TR_911 – Modelos por tipo de expediente.

Una vez se han creado las carpetas, asignamos nuestros modelos a los expedientes. En primer lugar damos de alta el tipo de expediente con el modelo que queremos que aparezca.

Para esto, lo que se debe hacer es crear una entrada en la tabla que aparece al entrar a la transacción. Indicamos el tipo de expediente con el modelo que nos interesa que aparezca. La actividad indica en que momento queremos que aparezca el modelo, entre las opciones podemos elegir al crear, modificar, tramitar, etc. El identificador de la carpeta en el que queremos situar este documento y el orden en el que se quiere que aparezca. También debemos configurar el estatus de modificación para distinguir si es un documento opcional, obligatorio o requerido. Y, por último, configuramos si el documento lanza workflow o no.

Transacción /EFOL/TR_909 – Modelos por tarea.

Siempre que se tenga Workflow se puede definir un modelo en una tarea determinada. Esta transacción es la que se usa para ello.

 Para definir un modelo en una tarea determinada se debe realizar una entrada en la tabla que se encuentra en esta transacción. Para ello se necesita el identificador del circuito, el del trámite, el identificador del código de tarea, el modelo de documento y el estado del modelo que puede ser obligatorio, opcional o requerido.