3.1.1 eDocument

El eDocument se crea con el status “A incluir a lote”, y de manera manual, se puede: 

-          Crear lote: se crearía un lote nuevo para el eDocument.

-          Corregido: el eDocument pasa a estado corregido y se envía como una modificación.

-          Retener: el eDocument queda retenido sin incluir a ningún lote.

-          Liberar: liberación de un eDocument “Retenido”.

-          Añadir a lote: el eDocument se incluye en un lote ya existente.

-          Sacar de lote: extraer eDocument de un lote.

-          Tramitación excepcional: cambio de estado del registro.

-          Deshacer tramitación excepcional: retorno de estado en el registro (máximo hasta los dos anteriores).

Crear Lote

Una vez generado el eDocument con el status “A incluir a Lote” pulsaremos “Crear Lote” para crear un lote nuevo donde se incluya el eDocument (el tipo de lote que se crea es en función de las condiciones que se han configurado):

El status cambia ahora a “Incluido en Lote”:

Corregido

 Se selecciona el eDocument y se pulsa “Marcar como corregido” automáticamente el estado cambia. Al haber estado el eDocument en estado “Rechazado” directamente pasa a “A incluir a lote” para volver a ser enviado en un lote nuevo.

Retener/Liberar

Una vez marcado el eDocument pulsando “Retener” se queda con el status “Retenido”:

Desde el estatus retenido se puede:

-          Añadir a Lote.

-          Liberar: el status liberado es similar al status inicial, de manera que se pueden realizar las mismas acciones.

Desde el status Retenido no se puede crear un Lote nuevo, para ello hay que liberar el eDocument y una vez liberado crear un lote nuevo.

Incluir en Lote /Sacar de lote

Pulsaremos “Añadir a Lote” cuando queramos incluir el eDocument en un lote existente:

El sistema muestra los lotes que existen y que continúan abiertos para aceptar nuevo eDocument. (Posible cambio a valide y solo muestre los Lotes a los que por definición se puede incluir).

El status cambia ahora a “Incluido en Lote”:

Una vez incluido el eDocument en un lote es posible sacarlo de él pulsando “Sacar de Lote”. En ese caso el status pasa de “Incluido en Lote” a “A incluir en Lote” de nuevo.

Tramitación excepcional/Deshacer tramitación excepcional (ROL-ADMIN)

Se selecciona el eDocument a tratar y se pulsa en “tramitación excepcional”.

A continuación, aparece un pop-up donde se elige el estado al que cambiar el eDocument.

De la misma manera al pulsar “Deshacer tramitación excepcional”, se cambia el estado del registro al inmediatamente anterior (únicamente retrocede dos estados excepcionales).

Añadir Texto por eDocument

Esta nueva funcionalidad se encuentra casi al final de cada linea de eDocument. Si pulsamos en el icono que hemos señalado en la imagen, aparece la siguiente pantalla:

En ella podemos utilizar diferentes funcionalidades de Texto y guardar el mismo. Una vez guardado el texto, el icono en la pantalla del Cockpit cambiará:

• ESTADOS EDOCUMENT 

  
  

-Aceptado: eDocument aceptado por la AEAT.

-Aceptado con errores: es necesario corregir los errores que tenga el eDocument y volver a enviarlo a la AEAT.

-Corregido: eDocument modificado. B+ avisa con un pop-up si desea marcar como "Corregido" el documento (salvo si se pulsa "Marcar como corregido directamente", ahí no avisa con pop-up).

-A incluir en lote: eDocument listo para incluir en un lote ya creado o en uno nuevo.

-Retenido: en este estado el eDocument no puede incluirse en ningún lote.

-Incluido en lote: registro ya incluido en un lote que aún no ha sido enviado.

-Obsoleto: estado al que cambia automáticamente el eDocument cuando se crea un nuevo registro con el mismo ID de Factura (también se genera ese estado cuando se produce una baja).

-Aceptado - Obsoleto: estado al que cambia automáticamente el eDocument cuando este ha sido aceptado por la AEAT y se crea un nuevo registro con el mismo ID de Factura. También se produce este estado cuando se crea una baja de un eDocument que ha sido aceptado por la AEAT en algún momento.

-Rechazado: eDocument con rechazo completo. Subsanar errores y enviar en un nuevo lote a la AEAT.

Obsolescencia:

En el siguiente gráfico se puede observar el diagrama de funcionamiento de los obsoletos dentro de B+ SII:

F1 = Factura original.

BF1 = Baja de la Factura original.

F2 (=IDFactura) = Nueva Factura con el mismo ID de Factura que la Factura original.

Cuando se genera un e-document a partir de una factura, éste, puede ser que se registre en la AEAT (estado aceptado) o que no se registre (bien porque aún no se ha realizado el envío, bien porque no se acepta por un motivo determinado).
Por tanto, nuestra factura original F1 estará bajo dos situaciones con la AEAT (Aceptada o no está registrada).

• F1 ha sido aceptada en la AEAT. 

En este caso, si se lanza una factura de Baja (BF1) sobre la factura F1, F1 pasaría al estado aceptado-obsoleto, mientras que la BF1 estaría en estado a incluir en lote. Esto es así debido a que, como la factura original ha sido aceptada, es necesario enviar la baja a la AEAT para que quede registrada como baja.

Si por otro lado, se generara una factura F2 con el mismo IDFactura que F1, lo que ocurriría es que F1 pasaría al estado aceptado-obsoleto, y la nueva factura F2 estaría en el estado corregida.

• F1 no ha sido aceptada en la AEAT.

En este caso, puede ser que haya sido enviada y rechazada o bien, que directamente no haya sido enviada. En cualquier caso, no está registrada en la AEAT.

Si se genera una factura de baja BF1; tanto la factura F1 como la factura de baja BF1 se pondrán automáticamente en estado obsoleto. Esto se debe a que, como la factura original no ha sido nunca aceptada por la AEAT (luego no hay registro alguno de esta factura en la AEAT), no hay que enviar la baja a la AEAT.

Si lo que ocurre es que se genera una factura nueva F2 con el mismo ID de Factura, el estado al que pasaría la factura original, sería obsoleto, mientras que la nueva factura F2 pasaría al estado a incluir en lote.