b+ LROE Invoice ID Modification

 The functionality "Invoice ID Modification" updates the values of the invoice ID fields when they are modified due to an update in the established mappings.

A report is also provided for documents with modified invoice IDs that compares the values of the invoice ID fields of a document at the time it was generated against the values of the invoice ID fields of the current mapping.

Automatic actions

Once the functionality "b+ LROE Invoice ID Modification” is implemented, when the "Save" button is pressed after having modified the invoice ID of a document, the system detects that one of the key invoice ID values has been modified and automatically proceeds to execute the required actions for maintaining the correspondence between LROE registration files and accounting documents in the SAP system.

The required actions depend on the characteristics of the LROE annotation (Registration file) at the time of the modification. These characteristics have been grouped in 4 different cases.

Case 1 - LROE Annotation not registered in the DFB/BFA service (Provincial tax agency)

Case 1 will apply to LROE annotation records that meet the following characteristics.

Example:

Invoice issued without a guarantee software, not reported yet to the DFB/BFA input service.

The "Invoice Number" column displays the value being mapped in the "NumFactura" field of the LROE annotation XML file (Invoice Number = 28122022-DEMO01).

Field 'NumFactura' with the value '28122022-DEMO01', in the 'CabeceraFactura' block of the XML corresponding to accounting document 8000149 in SAP.

The 'Reference' field of the accounting document in SAP (Field 'NumFactura' in XML) is modified, in this case, by adding an "X" at the end of the text.

The ‘Refresh' button of the 'b+ digital LROE Monitor’ must be pressed to display the update of the data in the 'Invoice Number' column. 

Once the value has been updated, the user will be able to execute the usual procedure for sending the LROE annotation.

Case 2 - LROE annotations registered in the DFB/BFA service

Upon modifying the invoice ID of a document for which an LROE annotation has already been submitted and accepted by DFB/BFA, the functionality automatically performs the necessary actions to ensure consistency between the updated document data in the system and the data to be reported to DFB/BFA service.

Case 2 applies to LROE annotation records that meet the following characteristics.

Example:

The letter "X" is replaced with "Y" in the 'Reference' field of the SAP accounting document 8000149, whose LROE annotation has been previously accepted with status '1030 - Correct'.

After clicking the "Refresh" button, an additional LROE annotation (Baja por ID Factura - Deletion by invoice ID) is displayed and the previously accepted LROE annotation (1030 - Correct) returns to the status '1000 - Created'.

The "Baja por ID Factura" (Deletion by invoice ID) file is an LROE cancellation annotation that contains the previous invoice ID, in this case '28122022-DEMO01X', in the 'Invoice Number' field and must be submitted to the DFB/BFA service as part of the process to correct the invoice number.

Proceed to create and process the batches for sending the generated LROE records ('Baja por ID Factura / Deletion by invoice ID’ and the updated ‘LROE Registration file’).

Case 3 - Modification of invoice ID of reversed documents.

Modifying the invoice ID of a reversed financial document in SAP is not recommended as it can lead to discrepancies between the data in SAP and that recorded in the AT. As such, no actions will be taken to update invoice ID data in LROE records that fall under this case.

This applies to LROE annotations with the following characteristics:"

Example:

The financial document 8000149 has been annulled in both SAP and the DFB/BFA input service (Status: 1033 - Accepted → Obsolete).

The 'Reference' field of the document in SAP, is modified by changing the letter 'Y' at the end of the text to a 'Z'.

When the button ‘Save’ is pressed the following pop-up message is displayed.

While the modification is saved in SAP, no actions will be taken to update the invoice ID of documents that have been reversed in SAP.

Case 4: Cases not applicable for invoice ID modification.

Case 4 is intended for LROE annotations with characteristics for which the update of invoice ID data is not possible. That is, LROE annotations that do not belong to cases 1, 2, and 3.

Therefore, when attempting to save the modification of invoice ID data for an LROE annotation belonging to this case, a pop-up message will be displayed with the following information:

Gestión manual para cambio de ID Factura en b+ LROE (Report)

Los documentos cuyos datos de ID Factura han sido modificados previamente a la implementación de la funcionalidad "Cambio de ID Factura", podrán ser actualizados mediante el reporte "Actualización ID Factura LROE" (accesible en /EDGE/TB_LROE_ID_FAC).

Pantalla de selección:

El report ‘Actualización ID Factura LROE’ dispondrá de la siguiente interfaz de usuario.

Entre los campos dispuestos para el filtrado de resultados se tendrán:

• Sociedad (Dato Obligatorio): Sociedad financiera en SAP para la cual aplica la normativa de la diputación foral de Vizcaya.

• Tipo de documento (Dato Obligatorio): Se refiere al tipo de envío, el cuales podrá ser:

  • FE – Factura emitidas 1.2

  • FR – Factura recibidas

  • Todas

• Nº documento: Número del documento financiero en SAP.

• Ejercicio: Año en el que se ha contabilizado el documento financiero en SAP.

• Clase de documento: Clase a la cual pertenece el documento financiero contabilizado en SAP.

• Fecha de documento: Fecha de la factura indicada en la cabecera del documento financiero en SAP. La ‘Fecha de documento’ será requerida si no se ha indicado alguna fecha en los campos ‘Fe. Contabilización’ o ‘Fecha expedición’.

• Fe. Contabilización: Fecha en la que el documento financiero fue contabilizado en SAP. La ‘Fe. Contabilización’ será requerida si no se ha indicado alguna fecha en los campos ‘Fecha de documento’ o ‘Fecha expedición’.

• Estado anotación LROE: Estado de la anotación LROE en el monitor LROE.

• Registrado: Flag para el filtrado de documentos registrados en la AT.

• NIF Emisor: Número de Identificación Fiscal correspondiente a la sociedad financiera (Obligado Tributario).

• Nº Factura: Número del documento correspondiente a la operación económica registrada. Si el documento NO posee algún valor en el campo ‘Referencia’ (BKPF-XBLNR), el valor en el campo ‘NUM_FACTURA’ corresponderá al número de documento FI (BKPF-BELNR). De lo contrario, si el campo ‘Referencia’ (BKPF-XBLNR) posee algún valor, este se informará a través del campo ‘NUM_FACTURA’.

• Fecha expedición: Fecha en la que se genera el registro de la operación económica a ser informada.

 En caso de que no se encuentren registros de documentos con discrepancias en alguno de los datos claves de ID Factura, se mostrará el siguiente mensaje pop-up:

Pantalla ALV

Al presionar el botón "Ejecutar", se desplegará la pantalla de resultados (Pantalla ALV) en la que se mostrará un listado de los documentos existentes en el sistema SAP que cumplen con los parámetros seleccionados en la pantalla anterior (Pantalla de selección) y en los que se han identificado discrepancias entre los datos de ID Factura informados o siendo informados en el XML de la anotación LROE y los actualmente registrados en el sistema SAP.

La pantalla ALV estará compuesta de las siguientes columnas:

Al ejecutar el reporte, se presentará una comparación entre los datos de ID Factura actualmente registrados en el sistema SAP y los mapeados en el XML de las anotaciones LROE, correspondientes a los documentos que cumplen con los criterios seleccionados en la pantalla de selección y en los que se han detectado discrepancias. Si el reporte no detecta discrepancias, no se mostrarán resultados en la pantalla ALV. En caso contrario, las discrepancias se destacarán en negrita, además las columnas de Nº Factura y Fecha Expedición estarán dispuestas una al lado de la otra para que el usuario pueda comparar las discrepancias de manera visual.

Se resaltarán las líneas y los datos de los documentos con datos discrepantes. y el botón ‘Actualizar ID Factura’ se habilitará.

Seleccionaremos las líneas correspondientes y al pulsar sobre el botón ‘Actualizar ID Factura’, el sistema determinará las acciones requeridas, previstas en los casos 1, 2 y 3 para el mantenimiento de la correspondencia e integridad de los datos enviados a la Foral y los existentes en SAP

Finalmente se mostrará un mensaje de confirmación.

Una vez se cierra el mensaje de confirmación, el documento desaparece de la pantalla ALV del Report y al volver al monitor b+ LROE, podremos ver las anotaciones y los lotes en los estados correspondientes según las casuísticas que se hayan aplicado para llevar a cabo el cambio ID Factura.