Crawler

Introducción

El Crawler es la herramienta que permite sincronizar los ficheros que se suban directamente al gestor documental con SAP. En esta sección se detalla el funcionamiento de la herramienta, ubicada en la transacción /EDGE/DC_DOC_CRAWLER.

Un crawler, comúnmente conocido como rastreador, es un programa que analiza los documentos de los sitios web.

La transacción funciona de la siguiente manera:

Se buscan todos los ficheros y/o carpetas en el gestor documental que no están enlazados en SAP.
Si se encuentra un fichero y/o carpeta que no ha sido enlazado, lo añade a una lista de propuestas para la creación del enlace, considerando:
- La carpeta donde esta almacenado el documento. Si la carpeta esta asignada a una instancia de un Business Object. Se propone asociar el fichero a la misma instancia de Business Object.
- Se propone asociar el fichero a la instancia de Business Object OBJECT_ID (Tipo Business Object) OBJECT_KEY (clave Business Object).

La pantalla de selección se compone de los siguientes campos:

Bloque: “Repositorio”

Repository conten.: Indicar el repositorio sobre el que se desea realizar la búsqueda.
Acción automática: Si se encuentran ficheros o carpetas se enlazarán automáticamente (para lanzamiento en fondo).

Bloque: “Acciones del crawling”

Enlace de ficheros: Al marcarse, buscará ficheros pendientes de enlazar
Enlace de carpetas: Al marcarse, buscará carpetas pendientes de enlazar.

Bloque: “Desde fecha de modificación”

Fecha desde/Hora desde: Si se especifica, solo se tendrán en cuenta documentos creados después de la fecha indicada.
Sin límite de tiempo: Marcada, no se tendrá en cuenta la fecha de creación de los documentos/carpetas a enlazar.

Esta hora es la del gestor documental que por diversos motivos no tiene porque coincidir con la fecha del sistema o la fecha de nuestra ubicación geográfica actual.

Apartado “Crawling de fichero”

Criterio de búsqueda:

0 - Por metadatos: Se toman los metadatos de los documentos, deben tener los valores del Business Object (OBJECT_KEY y OBJECT_TYPE) en los metadatos correspondientes, que han sido previamente parametrizados en la transacción /EDGE/DC_REPO_CONFIG. (Véase la siguiente imagen ejemplificando).

1 - Por carpeta: Si el documento ha sido subido dentro de una carpeta que ya está enlazada con un Business Object. Para asociar un Business Object a una carpeta hay que lanzar previamente la opción Crawling de carpetas del mismo Crawler o que dicha carpeta se haya creado por el flujo de b+ Documents estandar, mediante la subida de algún documento a ese Business Object.

2 - Por metadatos y carpetas: En este caso se utilizaran los dos criterios, primero por metadatos y luego por carpetas, solo necesita cumplirse uno.

Borrar enlace: Marcada, borrará en SAP los links de los documentos que se han borrado directamente en el gestor documental.
No considerar tipo de objeto: Marcada, no necesitará el metadato OBJECT_TYPE (ejemplo: BKPF), solo necesitará la clave del documento, OBJECT_KEY.

Apartado “Crawling de carpetas”

Criterio de búsqueda: Define los criterios de búsqueda de las carpetas.
- Por nombre de carpeta: Las carpetas deben seguir el siguiente patrón: {<OBJTYPE><ESPACIO><OBJKEY>} por ejemplo: BKPF 100000900000032017-
- Por metadatos: Solo para repositorios de Sharepoint. Se toman los metadatos de los documentos, deben tener los valores del Business Object (OBJECT_KEY y OBJECT_TYPE) en los metadatos correspondientes, que han sido previamente parametrizados en la transacción /EDGE/DC_REPO_CONFIG. (Véase la siguiente imagen ejemplificando).
Sobrescribir conflictos: Solo una carpeta puede ser asociada a un Business Object. Si se encuentra una carpeta que satisface los requisitos de enlace y hay otra ya enlazada, Se sobrescribe el enlace.
Borrado enlaces de carpeta: Si se esta opción esta marcada y se encuentran carpetas que se han borrado en el gestor documental, se borrarán sus enlaces en SAP.

Bloque: “Otros parámetros”

Nivel de log: Permite definir el nivel de log del procesamiento para procesos automáticos (campo Acción automática marcado). Se pueden elegir los tipos de mensajes que se quieren visualizar.
- Mensaje de error
- Mensajes error y advertencia
- Todos los mensajes