3. Circuitos de procesos

Los Circuitos de Procesos determinarán la cadena de tareas que tendrá que ejecutar o recorrer un expediente desde su inicio hasta su fin y por ello se recomienda prestar la máxima atención durante la lectura de este extenso apartado del manual. En este apartado se definirán los conceptos funcionales comprendidos en los circuitos de procesos y se explicará su parametrización.

Los Circuitos de Procesos son conjuntos de tareas agrupadas en trámites y ordenadas por secuenciaciones de tareas. Estos conjuntos definirán los distintos procesos que podrán ejecutar los diferentes expedientes en el sistema.

A modo de resumen diremos que los Circuitos de Proceso componen la vida de los expedientes.

Los Circuitos de Procesos se componen de los siguientes elementos:

• Trámites: los trámites cumplen dos funciones dentro de los circuitos, agrupan a las tareas y son los encargados de especificar la fase que tendrá el expediente al ejecutar las tareas que agrupa el trámite.

• Tareas: las tareas son las unidades básicas de tramitación de los circuitos, ellas determinan las actuaciones que los usuarios podrán realizar los usuarios sobre los expedientes, las tareas siguientes y que usuarios pueden realizarlas. Las tareas nos permiten asignar las siguientes actuaciones:

o Secuenciaciones de Tareas

o Asignación de Responsables

o Actuaciones del Expediente

o Modelos de Documentos

o Modificaciones de Patrón

o Validaciones

o Acciones

o Vinculaciones

o Alarmas

o Aplazamientos

Además de los elementos que propiamente componen los circuitos de procesos, para la correcta parametrización de estos serán necesarios otros dos elementos más:

• Fases: las fases son un elemento imprescindible para los circuitos de procesos. Las fases nos permiten hacer una agrupación de trámites entre diferentes circuitos de procesos.

• Estados: los estados cumplen una función parecida a la de las fases pero estos son asignados a nivel de secuenciación de tareas.

Todos los expedientes creados en el sistema pertenecen a un Tipo de Expediente y si este no es un expediente estático tendrá asignado un Circuito de Procesos inicial, de esta manera cuando iniciamos la tramitación de un expediente comienza el siguiente proceso:

• Después de pasar todas las validaciones asociadas al tipo de expediente se lee la parametrización del mismo y se identifica al circuito inicial.

• Se comprueba la parametrización del circuito inicial del expediente, se busca la tarea que tiene marcado el flag de tarea inicial, con ella localizada el sistema sabe también el trámite al que pertenece la tarea y por consiguiente la fase que tiene asignada el trámite.

• En este punto el sistema conoce la fase, el circuito, el trámite y la tarea inicial, el siguiente paso es ejecutar el evento Inicio de cada uno de ellos y en ese orden.

o Se ejecutan las validaciones para el evento de la fase, del circuito, del trámite y de la tarea. El proceso no se detendrá hasta que se terminen de ejecutar todas las validaciones, al finalizar, se mostrarán todos los mensajes de error y se interrumpirá el proceso en caso de haber errores, en caso contrario se sigue con el proceso.

o Después de ejecutar las validaciones del evento de la tarea, se continua ejecutando las siguientes actuaciones que están parametrizadas en la tarea para el evento:

Alarmas

Aplazamientos

Vinculaciones

Acciones

Modificaciones de patrón

o Leyendo la parametrización de la tarea se determinan los usuarios responsables de la tarea para el tipo de expediente del expediente.

• Se manda el expediente en la tarea indicada a los usuarios asignados y se actualiza la fase y el status del expediente.