Desde la funcionalidad de 'Registro de factura' el usuario Proveedor puede:
Registrar en el sistema las facturas. El proveedor podrá comprobar que las facturas calculadas automáticamente, en base a las posiciones de pedido obtenidas del módulo de Gestión de pedidos, coinciden con los datos de su factura emitida.
Adjuntar la factura original al registro de la factura.
Adjuntar otros documentos al registro de la factura.
Obtener un justificante del documento contable que se va a contabilizar en el ERP.
Origen de los datos: Esta funcionalidad se alimentará de los datos almacenados en el propio Portal dentro de los módulos de Datos de proveedor y Gestión de pedidos, además de las tablas de datos maestros alimentadas por los respectivos extractores.
Destino de los datos: Con la factura formada, se generará un archivo XML con la estructura de una facturae
Funcionamiento
Al acceder a este submódulo al proveedor se le solicitará que seleccione de un desplegable la sociedad que es destinataria de la factura que desea registrar. Tras la selección se mostrarán las líneas de pedidos creados en la sociedad seleccionada y para el proveedor que está accediendo al módulo.
La información se mostrará de esta forma. Se podrán seleccionar todas, ninguna o algunas posiciones/líneas de la factura.
La selección de todas/ninguna actuará sobre las líneas que se están visualizando en pantalla en ese momento.
En caso de que no haya posiciones facturables para esa sociedad la pantalla quedará en blanco.
Una vez seleccionadas las posiciones/líneas de factura, se deberá pulsar la acción ‘Registrar factura’
Al pulsar se abrirá una ventana para introducir el número y la fecha de factura que se está registrando. Ambos campos son obligatorios. También se le permite seleccionar la cuenta en la que desea recibir el pago, eligiendo una de las que aparecen en el desplegable. Estas cuentas serán las que figuran en los Datos Maestros del proveedor.
Al pulsar Aceptar se abrirá la ventana de visualización del justificante del registro
Una vez generada la factura el usuario Proveedor tendrá las siguientes acciones disponibles:
Cancelar:
Cancela la transacción y vuelve a la pantalla anterior.
Descargar:
Descarga un archivo conteniendo el justificante del registro de la factura, correspondiente a una versión en PDF de la factura visualizada
Anexar la factura original:
Esta opción tendrá la posibilidad de adjuntar el documento original de la factura. Este archivo quedará vinculado al registro de la factura y estará disponible tanto en el Portal como en el menú GOS si el ERP es SAP.
Enviar:
Registra la factura en el sistema. Esto genera un iDoc de clase INVOIC02 tal y como se indica en el diagrama de flujo de registro de facturas recibidas. También modificará el estado de las posiciones, pasando a estado 'Facturado'.
Por último, añadirá el XML generado como adjunto a la propia factura, por lo que podrá ser descargada cuando se acceda a ella a través de la Lista de facturas.