FIRMA BIOMÉTRICA SECUENCIAL
Como hemos mencionado anteriormente tendremos la opción de firma biométrica secuencial y firma biométrica paralela. Detallamos a continuación el funcionamiento con la interfaz de Signaturit
Firma biométrica - Aprobación desde Signaturit
Tras cumplimentar el asunto del mail seleccionaremos la opción de firma biométrica- secuencial y pulsaremos sobre siguiente:
Se habilitará la tabla de firmantes donde introduciremos los usuarios que deban aceptar el documento.
Pulsaremos el botón añadir para introducir los firmantes requeridos
Se mostrará un pop up donde introduciremos o seleccionaremos los usuarios correspondientes
Cumplimentaremos los siguientes campos:
Tipo firmante - Se habilita este campo para identificar al usuario como Firmante (el usuario deberá firmar los documentos recibidos) o como Enviar copia (el usuario sólo recibirá una copia de los documentos firmados)
Nombre firmante- En caso de querer introducir un usuario manualmente indicaremos el nombre de la persona. Este campo será obligatorio
Primer apellido - En caso de introducir un usuario manualmente indicaremos el primer apellido correspondiente.
Segundo apellido - En caso de introducir un usuario manualmente indicaremos el segundo apellido correspondiente.
Correo electrónico - En caso de introducir un usuario manual, introduciremos el mail donde le llegará el documento a aceptar. Este campo será obligatorio
Prefijo - Por defecto vendrá el país España. Sólo se habilitará este campo y será modificable si se selecciona el check de SMS de autentificación. Si el teléfono que cumplimentemos pertenece a otro país, seleccionaremos el indicado en cada caso
Número de teléfono - Por defecto vendrá inhabilitado. Sólo será modificable y obligatorio si se selecciona el check de SMS de autentificación. Si el teléfono pertenece a otro país, será necesario seleccionar el país correspondiente en el campo Código país
Autentificación SMS - Marcaremos este check en el caso de que el usuario quiera recibir un SMS vía teléfono. Si se marca este check será obligatorio cumplimentar el campo teléfono y seleccionar el país correspondiente al teléfono indicado
Se podrán añadir firmantes por diferentes vías:
Manualmente - Introduciremos como mínimo nombre y mail
Añadir usuario desde SAP - Seleccionando esta opción se mostrará el listado de usuarios disponibles en SAP. Cómo mínimo deberá tener en sus datos personales nombre y mail para poder seleccionarlo
Añadir desde cliente - Seleccionando esta opción se mostrará el listado de clientes disponibles en el maestro de SAP. Cómo mínimo deberá tener en sus datos personales nombre y mail para poder seleccionarlo
Añadir de proveedor - Seleccionando esta opción se mostrará el listado de acreedores disponibles en SAP. Cómo mínimo deberá tener en sus datos personales nombre y mail para poder seleccionarlo
El usuario podrá borrar una o varias entradas de la tabla seleccionando las líneas correspondientes y pulsando el botón borrar
Una vez introducidos los firmantes y definidos los tipos para cada uno de ellos, pulsaremos sobre el check de aceptar
Automáticamente comenzarán a llegar mails a los usuarios definidos en la tabla como firmantes en orden secuencial. Recibirán un mail de la interfaz de Signaturit como el siguiente:
En nuestro expediente en SAP y sobre el documento que estamos tratando, podremos ver que se generan bajo el mismo las entradas correspondientes a los usuarios indicados en la tabla como firmantes con el icono en rojo indicando que el documento está pendiente de aprobación por parte de todos.
Accederemos al documento a través de las opciones habilitadas en el mail, la interfaz nos informará del funcionamiento básico de la herramienta
Pulsaremos sobre Empezar y se nos habilitará la interfaz de firma de Signaturit donde podremos visualizar nuestro documento.
El usuario deberá aceptar las políticas de privacidad y la encriptación del documento
Deberá situarse en el lugar indicado para realizar la firma y a pinchar sobre el documento se mostrará la pantalla de firma digital
El usuario realizará la firma manualmente o a través del código QR, que activará el botón para Aceptar el documento
Una vez aceptado tendremos listo el documento para enviar
Al realizar el envío del documento, se mostrará un mensaje de confirmación y se enviará el mail de aprobación de firma al siguiente usuario definido en la tabla de firmantes
Una vez el documento esté aprobado por todos los firmantes, recibirán un mail de confirmación del mismo con una copia del documento que han aceptado
En Sap, con el botón derecho seleccionaremos la opción de Consultar firma de tramitación para actualizar el estado de la misma
Se mostrará un log con los procesos realizados hasta el momento
Y se actualizarán los datos de los usuarios que han aprobado el documento
Firma biométrica- Declinación desde Signaturit
Desde la interfaz de Signaturit, los usuarios podrán declinar la aprobación del documento por no estar de acuerdo con el mismo. Para ello, desde la visualización del documento en Signaturit desplegará el botón Acciones
Se mostrará la opción de declinación de la firma
Pulsando sobre la opción de Declinar se mostrará un pop up donde podremos introducir el motivo de la declinación.
Una vez confirmada la acción se enviará a través de la interfaz un mail informando que el documento ha sido declinado por el usuario
En Sap, con el botón derecho seleccionaremos la opción de Consultar tramitación de firma
Los usuarios firmantes desaparecerán del árbol, quedando nuevamente el documento listo para su modificación si fuera necesario o para su envío a firmar nuevamente.
Firma simple - Cancelar desde SAP
Existe la posibilidad de cancelar el proceso de aprobación del documento a través de SAP. Para ello, una vez que hemos introducido los firmantes, desde el árbol de tramitación del expediente y sobre el documento que estemos trabajando, seleccionaremos la opción Cancelar firma con el botón derecho
Se mostrará un pop up para confirmar el proceso de cancelación del documento
El sistema cancelará el proceso con un mensaje de confirmación y los usuarios firmantes desaparecerán quedando el documento nuevamente pendiente de firma
Los usuarios recibirán un mail de la interfaz de Signaturit informando que el documento ha sido cancelado
FIRMA BIOMÉTRICA PARALELA
El proceso de firma será el mismo que el indicado anteriormente, solamente seleccionaremos el Modo de firma Paralelo y pulsaremos siguiente
Seguiremos el mismo proceso que en la firma biométrica secuencial, la única salvedad de este proceso es que en el caso de que haya varios firmantes en la tabla, los mails de la interfaz de Signaturit serán enviados a todos los firmantes a la vez, no siendo dependiente el proceso de firma del orden de aprobación.