La transacción de Circuitos de Procesos permite crear y editar los elementos que componen los circuitos (tareas, trámites, etc.) y realizar o modificar las asociaciones entre éstos y los demás elementos externos (alarmas, validaciones, etc.).
Esta transacción la utilizaremos para completar la parametrización de los circuitos de procesos después de haberlos dado de alta en su maestro, para editar los circuitos copiados y para realizar las modificaciones o actualizaciones necesarias durante todo el desarrollo de los proyectos.
Tras acceder a la transacción, se solicita el código del circuito con el que se va a trabajar.
A continuación entraremos a un clúster formada por una estructura de vistas que detallaremos a continuación.
CIRCUITOS
La primera vista corresponde con los datos maestros del circuitos dados de alta y donde veremos los datos referentes al expediente
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código de Circuito | Código identificativo del circuito de proceso. | Este campo no se podrá modificar |
Denominación | Nombre o descripción del circuito de proceso. | Campo obligatorio. Es importante que este descriptivo sea lo mas preciso posible ya que será lo que nos permita identificar el circuito en todo el sistema, además también habrá que tener en cuenta que esta denominación será visible para el usuario en diversos puntos del sistema. |
Status del Expediente | Este campo determinará el status técnico que tendrá el expediente si al finalizar el circuito finaliza también su tramitación. A continuación, se listarán los valores posibles:
| En caso de no estar relleno el campo, el status técnico de un expediente que finalice su tramitación en este circuito será cerrado. |
VALIDACIONES
Permite asociar distintas validaciones a los eventos del circuito con el que estamos trabajando.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código de evento | Código identificativo del evento en el que se ejecutará la validación. | Campo obligatorio. Solo se podrán seleccionar los eventos cuyo tipo sea tramitación |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado. | |
Código de validación | Código identificativo de la validación que se ejecutara en el evento seleccionado. | |
Denominación | Nombre o descripción de la validación seleccionada para ejecutarse en el evento determinado. | |
Activa | Flag que determinará si la validación se ejecuta o no. | Si este campo no está marcado la validación será ignorada por el sistema. |
TRÁMITES
Utilizando esta vista crearemos uno de los elementos imprescindibles para la correcta parametrización de los circuitos de procesos, los trámites.
Los trámites nos permitirán agrupar las tareas y especificar las fases.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Trámite | Código identificativo del trámite. | Se recomienda sustituir los dos primeros caracteres del código por TR y los cuatro últimos como un contador numérico que avance de 10 en 10 (0010, 0020 o 0030). Ejemplo: TR0010. |
Denominación | Nombre o descripción del trámite. | Al escribir esta denominación es importante tener en cuenta que deberá identificar las tareas que tenga agrupadas y que en el árbol de tramitación se podrá visualizar esta denominación. |
Fase | Código identificativo de la fase que tendrá asociada este trámite Fase en el que estará el expediente durante la ejecución de cualquiera de las tareas agrupadas en este trámite. | Al definir la fase que estará asociada al trámite hay que tener cuidado ya que las fases de un expediente suelen ser campos muy importantes a la hora de explotar la información en un proyecto. Habrá que prestar especial atención en los circuitos que sean llamados en varias ocasiones por otros circuitos. A la hora de definir la fase también habrá que tener en cuenta que si el trámite al que esta asociada pertenece a un paralelo el expediente no cambiará de fase, ya que hasta la finalización del paralelo el expediente tendrá la fase que definió el trámite al que pertenece la tarea inmediatamente anterior al paralelo. |
Denominación | Nombre o descripción de la fase donde se agrupa el trámite. |
TRÁMITES - VALIDACIONES
Permite asociar validaciones a los eventos del circuito
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código de evento | Código identificativo del evento en el que se ejecutará la validación. | Campo obligatorio. Solo se podrán seleccionar los eventos cuyo tipo sea tramitación |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado. | |
Código de validación | Código identificativo de la validación que se ejecutara en el evento seleccionado. | |
Denominación | Nombre o descripción de la validación seleccionada para ejecutarse en el evento determinado. | |
Activa | Flag que determinará si la validación se ejecuta o no. | Si este campo no está marcado la validación será ignorada por el sistema. |
TRÁMITES - TAREAS
Por medio de la siguiente vista crearemos el elemento principal de los circuitos de procesos, las tareas.
Permite determinar el nivel inferior de la tramitación de los expedientes.
Los campos que se pueden definir en este apartado son los siguientes:
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Tarea | Código identificativo de la tarea. | Campo obligatorio. Se recomienda sustituir los dos primeros caracteres del código por TA, en los cuatro siguientes heredar la numeración del trámite al que pertenece la tarea (0010, 0020, etc.) y los dos últimos como un contador numérico que avance de 10 en 10 (10, 20 o 30). Ejemplo: Para el trámite TR0010 la primera tarea sería TA001010, la segunda TA001020 |
Denominación | Nombre o descripción de la tarea. | Al escribir esta denominación es importante tener en cuenta que este texto será la referencia que tendrá el usuario para realizar todas las acciones necesarias en la tarea. También se deberá tener en cuenta que esta denominación será visualizable en el árbol de tramitación. |
Tarea inicial | Flag que determina si esta tarea es la tarea inicial del circuito. | Solo puede haber una tarea activa marcada como primera tarea para cada circuito. No podrá haber mas de una tarea, aun perteneciendo a diferentes tramites, como tarea inicial. |
Estado tramitación | ||
Tipo de Derivación | Por medio de este campo definimos que texto mostrará el sistema como opciones en una derivación para determinar la tarea a la que tiene que avanzar el expediente. Valores posibles:
| Este campo nos permite identificar la tarea siguiente cuando tenemos varias posibles (nos permite crear decisiones de usuario). El texto de las diferentes opciones que nos aparecen depende del valor de este campo, siendo el campo valor de las secuenciaciones de tareas para la opción Con valores y las denominaciones de las tareas de destino de las secuenciaciones de tareas para la opción Con descripciones. |
Gestión de documentos | Flag que especifica si la tarea podrá o no gestionar documentos. | Si este flag no está marcado no tendrá ningún efecto la parametrización realizada en la vista de Circuitos – Trámites – Tareas – Documentos |
Estadísticas | Flag que determina si la tarea será visualizable en el árbol de tramitación del expediente o no. | Normalmente todas las tareas deberán dejar estadísticas, en general, las únicas tareas que no interesa que sean visualizadas en el árbol de tramitación son las tareas de fondo que ejecutan alguna acción especial. |
Inactiva | Especifica si la tarea puede ser ejecutada o no. | Las tareas deben marcarse como inactivas cuando dejar de ser útiles pero queremos conservarlas. Las tareas marcadas como inactivas no podrán ser seleccionadas en las secuenciaciones de tareas. |
Tipo de Ejecución | Este campo determina quién o que podrá ejecutar la tarea. A continuación, se listarán los valores posibles:
| Se recomienda minimizar las tareas con tipo de ejecución Fondo ya que son más propensas a que cuando sucede un error se pierda el expediente. Por la misma razón se recomienda no parametrizar dos tareas de fondo consecutivas. |
Ancla de documentos | Campo que especifica el ponto del modelo de RM donde se colgarán los documentos creados en esta tarea. Si este campo no está relleno y en esta tarea generamos algún documento el documento tomará el ancla del código de modelo al que pertenece. | |
Clase de Objeto para la Ayuda | Código identificativo de la clase de objeto de RM donde se encuentra la nota de ayuda. | Se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario en la bandeja de tramitación y en el árbol de actividades |
Identificador de Objeto para la Ayuda | Código identificativo de la nota de RM que se mostrará al solicitar ayuda para esta tarea y que estará dentro de la clase de objeto definida en el campo anterior. | Se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario en la bandeja de tramitación y en el árbol de actividades |
TAREAS - VALIDACIONES
Permite asociar distintas validaciones a los eventos de la tarea.
Los campos que aplican son los mismos que en el apartado Circuitos - Validaciones
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código evento | Código identificativo del evento en el que se ejecutará la validación. | Solo se podrán seleccionar los eventos cuyo tipo sea tramitación. |
Código validación | Código identificativo de la validación que se ejecutara en el evento seleccionado. | Solo se podrán seleccionar las validaciones dadas de alta previamente en el sistema. |
Activo | Flag que determinará si la validación se ejecuta o no. | Si este campo no está marcado la validación será ignorada por el sistema. |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado | |
Denominación | Nombre o descripción de la validación seleccionada para ejecutarse en el evento determinado. |
TAREAS - ACCIONES
Permite definir las acciones que debe tomar la tarea a ejecutar.
TAREAS - SECUENCIACIÓN DE TAREAS
Permite especificar la(s) tarea(s) siguiente(s) a ejecutar.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Tipo de secuenciación |
|
|
Valor para siguiente tarea | Campo de texto libre que permite la diferenciar varias secuenciaciones de tareas del mismo tipo. | |
Circuito | Código que identifica el circuito al que pertenece la tarea de destino | Este campo deberá ser rellenado para todos los tipos de secuenciaciones de tareas menos para las de tipo Final. |
Trámite siguiente | Código que identifica el trámite al que pertenece la tarea de destino. | Este campo deberá ser rellenado para todos los tipos de secuenciaciones de tareas menos para las de tipo Final. |
Tarea siguiente | Código que identifica la tarea de destino | Este campo deberá ser rellenado para todos los tipos de secuenciaciones de tareas menos para las de tipo Final. |
Estado | Estado que tendrá el expediente cuando avance por esta secuenciación de tareas. | Cuando no este relleno el estado del expediente no cambiará y seguirá con el que ya tenia. |
Estatus expediente (Secuencia fin.) | ||
Motivo | ||
Código programa |
TAREAS - PROGRAMAS
Permite parametrizar acciones que el usuario puede utilizar de manera manual dentro del árbol de actividades.
Se accede seleccionando la tarea a la que va a ir asociado. La pantalla que aparece es la siguiente:
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Clave nodo | Código identificativo del nodo en el árbol de actividades. | Se recomienda utilizar como clave de nodo el mismo código de la acción parametrizada para este nodo. |
Actividad | Código identificativo de la acción que se ejecutará al accionar el nodo. | Esta acción se ejecutará cuando el usuario pulse doble clic sobre el nodo. |
Clave de nodo padre | ||
Orden | Orden en el que aparecerá el nodo. | En el caso de que varios nodos tengan el mismo número, el orden se determinará alfabéticamente. |
Texto del nodo | Texto que se mostrará en el nodo. | |
Nodo oculto | Determina la visualización del nodo | Si no se rellena este campo el nodo actuará como si tuviera valor “Activo”. Si ocultamos un nodo este no se mostrará y no nos permitirá ejecutarlo. |
Deshabilitado | Determina el status del nodo. | Si no se rellena este campo el nodo actuará como si tuviera valor “Activo”. Si deshabilitamos un nodo este se mostrará con el texto en gris (independientemente del estilo de nodo seleccionado) y no nos permitirá ejecutarlo. |
Nodo carpeta | ||
Control de árbol: Icono cerrado | ||
Control de árbol: Icono abierto | ||
Estilo nodo | Determina el formato del texto del nodo | Se recomienda no usar demasiada variedad de colores para intentar mantener un aspecto serio en la aplicación. |
Ind. Expans. | ||
Código de acción | ||
Denominación | ||
Actividad | ||
Clase de documento | ||
ID Nota de ayuda RMPS | Código identificativo del objeto de RM que contiene la ayuda para esta tarea |
TAREAS - ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES
Permite determinar los usuarios que recibirán las tareas en su bandeja de entrada para poder tramitarlas.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Tipo de Expediente | Código identificativo del tipo de expediente para el que se aplicará esta asignación de responsables. | Además de tipos de expedientes, este campo admite la utilización de máscaras con el carácter “*”. De esta manera si en el campo tipo de expediente ponemos un “*” la asignación de responsables se aplicará a todos los tipos de expedientes y si ponemos “T*” la asignación se aplicará a todos los tipos de expediente que empiecen por “T” |
Tipo de Asignación | Este campo determina el modo en el que se asignaran responsables para la tarea. Posibles Valores: · Regla: Los responsables de la tarea vendrán determinados por la regla indicada en el campo Regla. · Rol: La tarea será asignada a todos los usuarios que posean el role indicado en el campo Nombre del Rol. . Expresión: · Estructura Organizativa: Esta opción determina que la tarea será asignada a los responsables especificados a través de los campos Tipo de Objeto y Objeto. · Objeto de autorización: Seleccionando esta opción asignamos la tarea a todos los usuarios cuyos objetos de autorización cumplan los requisitos especificados en la vista Circuitos de Procesos – Trámites – Tareas – Asignación de Responsables – Objetos de Autorización. · Función: La tarea será asignada a los usuarios que se determinen mediante la función parametrizada en el campo Cód. programa | Según el valor seleccionado en este campo será necesario rellenar unos campos u otros. |
ID Regla | Código identificativo de la regla que será empleada para la obtención de los responsables de esta tarea para el tipo de expediente especificado. | Este campo es obligatorio cuando el valor del campo Tipo de Asignación es Regla |
Tipo de expresión | ||
Nombre del rol | Nombre del rol que por el que se buscará a los usuarios responsables de la tarea. | Este campo es obligatorio cuando el valor del campo Tipo de Asignación es Rol. |
Tipo de objeto | Este campo determina el tipo de objeto a la que pertenece el especificado en el campo Objeto. Valores Posibles: · Regla. · Grupo de usuarios · Usuarios . Organización . Posición | |
ID Actor | ||
Vía de evaluación | Código identificativo de la vía de evaluación que será aplicada sobre el objeto determinado anteriormente para especificar los responsables de esta tarea para este tipo de expediente. | |
Código de programa | Código identificativo del programa que será empleada para la obtención de los responsables de esta tarea para el tipo de expediente especificado. |
TAREAS - ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES - RESPONSABLES OBJETOS DE AUTORIZACIÓN
A través de esta vista podremos determinar las especificaciones que deberán cumplir los objetos de autorización de los usuarios para que puedan actuar como responsables.
Nombre del campo | Descripción |
Objeto de autorización | Código identificativo del objeto de autorización que deberán poseer los usuarios para poder ser responsables de esta tarea para el tipo de expedientes seleccionado |
Campo de autorización | Campo del objeto de autorización seleccionado que deberá contener el valor del siguiente campo. |
Valor del Campo de autorización | Valor que deberá tener el usuario en el campo especificado anteriormente del objeto de autorización seleccionado. |
TAREAS - ALARMAS
Se entiende por alarmas aquellos controles de caducidad que tendrá el expediente y que podrán estar asociados tanto al tipo de expediente, como a una tarea concreta, como a un documento. Todas las alarmas estarán también asociadas a unos eventos que determinan su comienzo y dependiendo del tipo de alarmas el fin de las mismas.
Junto con las alarmas también hay que tener en cuenta los aplazamientos de las mismas, ya que cuando tiene lugar un aplazamiento la alarma queda en suspenso hasta que el aplazamiento finaliza.
Permite parametrizar alarmas respecto las tareas que se ejecutan.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Código de evento | Evento en el que se ejecutará la alarma. | |
Código de evento de alarma | En este campo se especificará si la alarma se inicia o se finaliza. | |
Código alarma | Código identificativo de la alarma a ejecuta | |
Valor para siguiente tarea | Valor de la tarea que ejecutará la alarma. Sólo es válido para las tareas que se ejecutan con valores. | |
Activo | Este flag determina si la alarma será ejecutada o no. | |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado. |
TAREAS - APLAZAMIENTOS
Permite determinar si la tarea se debe aplazar, mediante la definición de un evento y un código de aplazamiento.
Durante el tiempo que dure un aplazamiento, la alarma quedará sin fecha de vencimiento.
En el momento en que el aplazamiento finalice, dicha fecha deberá ser de nuevo calculada.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código de evento | Código de evento en el que se ejecutará el aplazamiento | Solo podrán ser seleccionados los eventos de tipo Tramitación. |
Evento aplazado | Evento en el que se ejecutará el aplazamiento | Los aplazamientos de tipo Fecha solo podrán estar asociadas al evento de de alarma Inicio (510), ya que su finalización se determina automáticamente por el sistema. A la hora de asociar un aplazamiento al evento Final (520) habrá que tener muy en cuenta que el aplazamiento deberá estar iniciado en un paso anterior de la tramitación, en caso contrario el sistema no realizará acción alguna. |
Código aplazamiento | Código identificativo del aplazamiento a ejecutar. | El aplazamiento deberá estar previamente dado de alta en el Maestro de Aplazamientos. |
Activo | Este flag determina si la alarma será ejecutada o no. | |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado. | Si este campo no está marcado el aplazamiento será ignorado por el sistema. |
TAREAS - VINCULACIONES
Determina si con la tarea a ejecutar se deben realizar vinculaciones con otros expedientes.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Código de evento | Código identificativo del evento en el que se creará el expediente vinculado. | Solo se podrán seleccionar los eventos cuyo tipo sea tramitación o tarea. |
Tipo de Expediente | Código identificativo del tipo de expediente que se creará vinculado al expediente que ejecute este evento. | Solo se podrán seleccionar los tipos de expedientes dados de alta previamente en el sistema. |
Órgano Gestor | Código identificativo del órgano gestor que tendrá el expediente que se va a crear. | Este campo solo será necesario rellenarlo en el caso de que las vinculaciones que puedan ser ejecutadas en este evento no hereden el órgano gestor del expediente origen, no obstante se recomienda rellenarlo siempre como seguro por si se nos olvida marcar el flag de heredar órgano gestor del expediente origen. |
Activo | Flag que determinará si el expediente vinculado se creará o no. | Si este campo no está marcado el expediente vinculado no se creará. |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado. |
TAREAS - MODELOS DE DOCUMENTOS
En el modelo de documento se definirán los tipos de documentos, si son de entrada o salida, su visualización en el árbol de actividades o no, etc.
La definición que tenga el modelo de documento será aquella que nos aparezca en su caso en el árbol de tramitación.
Cada modelo de documento puede llevar asociadas una o varias plantillas
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Modelo de documento | Código identificativo del modelo de documento | Los posibles valores de este campo están dados de alta en le maestro de modelos de documentos. |
Status de modelo | Campo que determina el status del modelo para esta tarea. Los valores posibles son:
| En caso de no estar relleno este campo actuará como opcional. Si el código de modelo seleccionado no tiene parametrizado un tipo de expediente el sistema seleccionará automáticamente la opción Sin Workflow y no nos permitirá cambiarla. En caso de que el código de modelo tenga parametrizado un tipo de expediente y este campo este vació el sistema se comportará como si la opción seleccionada fuera Opcional. |
Lanzar WF | Campo que determina el comportamiento del workflow con el documento. Valores posibles:
| Si el código de modelo seleccionado no tiene parametrizado un tipo de expediente el sistema seleccionará automáticamente la opción Sin Workflow y no nos permitirá cambiarla. En caso de que el código de modelo tenga parametrizado un tipo de expediente y este campo este vació el sistema se comportará como si la opción seleccionada fuera Opcional. |
Grupo | Grupo al que pertenece el modelo en esta tarea | |
Denominación | Nombre o descripción del grupo de modelos al que pertenece este documento. | Este campo solo deberá ser rellenado en el caso de que el campo anterior este informado. |
Entrada/Salida | Indicativo si el modelo será de entrada o salida (E/S) | |
Clase de documento | Código identificativo de la clase de objeto de RM donde se encuentra la nota de ayuda. | Aunque este campo no es obligatorio, se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario si este pulsa con el botón derecho del ratón sobre el nodo y selecciona la opción de ayuda |
ID Único RMPS | Código identificativo de la nota de RM que se mostrará al solicitar ayuda para esta tarea y que estará dentro de la clase de objeto definida en el campo anterior. | Aunque este campo no es obligatorio, se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario si este pulsa con el botón derecho del ratón sobre el nodo y selecciona la opción de ayuda. |
Denominación | Nombre o descripción de la carpeta de documentos | |
Identificador de carpeta | Código identificativo de la carpeta de documentos. |
TAREAS - MODIFICACIONES DE PATRÓN
A través de esta vista podremos asociar distintas modificaciones de patrones a los eventos de la tarea con la que estamos trabajando.
Nombre del campo | Descripción | Comentarios |
Código de evento | Código identificativo del evento en el que se llevará a cabo la modificación del patrón. | Solo se podrán seleccionar los eventos cuyo tipo sea tramitación y tarea. |
Mod. Patrón | Código identificativo de la modificación de patrón que se ejecutará en el evento seleccionado | Solo se podrán seleccionar las modificaciones de patron dadas de alta previamente en el sistema. |
Valor para siguiente tarea | ||
Activo | Flag que determinará si la modificación de patrón se ejecuta o no. | Si este campo no está marcado la modificación de patrón será ignorada por el sistema. |
Denominación | Nombre o descripción de la modificación de patrón seleccionada para ejecutarse en el evento determinado. |