La transacción de Circuitos de Procesos permite crear y editar los elementos que componen los circuitos (tareas, trámites, etc.) y realizar o modificar las asociaciones entre éstos y los demás elementos externos (alarmas, validaciones, etc.).
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A continuación entraremos a un clúster formada por una estructura de vistas que detallaremos a continuación.
CIRCUITOS
La primera vista corresponde con los datos maestros del circuitos dados de alta y donde veremos los datos referentes al expediente
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código de Circuito | Código identificativo del circuito de proceso. | Este campo no se podrá modificar |
Denominación | Nombre o descripción del circuito de proceso. | Campo obligatorio. Es importante que este descriptivo sea lo mas preciso posible ya que será lo que nos permita identificar el circuito en todo el sistema, además también habrá que tener en cuenta que esta denominación será visible para el usuario en diversos puntos del sistema. |
Estado Inicial | Código identificativo del estado que tendrá el expediente al iniciar la tramitación en este circuito. | El estado inicial deberá ser rellenado para todos aquellos circuitos en los que se pueda iniciar la tramitación de algún expediente. Este estado será asignado al expediente en el caso de que este inicie su tramitación en este circuito, pero no cuando el expediente llegue al circuito durante su tramitación. A la hora de asignar el estado inicial a un circuito habrá que tener muy presente que este estado no será asociado al expediente hasta que este inicie su tramitación. |
Status del Expediente | Este campo determinará el status técnico que tendrá el expediente si al finalizar el circuito finaliza también su tramitación. A continuación, se listarán los valores posibles:
| En caso de no estar relleno el campo, el status técnico de un expediente que finalice su tramitación en este circuito será cerrado. |
VALIDACIONES
Permite asociar distintas validaciones a los eventos del circuito con el que estamos trabajando.
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
|---|---|---|
Código de evento | Código identificativo del evento en el que se ejecutará la validación. | Campo obligatorio. Solo se podrán seleccionar los eventos cuyo tipo sea tramitación |
Denominación | Nombre o descripción del evento seleccionado. | |
Código de validación | Código identificativo de la validación que se ejecutara en el evento seleccionado. | |
Denominación | Nombre o descripción de la validación seleccionada para ejecutarse en el evento determinado. | |
Activa | Flag que determinará si la validación se ejecuta o no. | Si este campo no está marcado la validación será ignorada por el sistema. |
TRÁMITES
Utilizando esta vista crearemos uno de los elementos imprescindibles para la correcta parametrización de los circuitos de procesos, los trámites.
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
Trámite | Código identificativo del trámite. | Se recomienda sustituir los dos primeros caracteres del código por TR y los cuatro últimos como un contador numérico que avance de 10 en 10 (0010, 0020 o 0030). Ejemplo: TR0010. |
Denominación | Nombre o descripción del trámite. | Al escribir esta denominación es importante tener en cuenta que deberá identificar las tareas que tenga agrupadas y que en el árbol de tramitación se podrá visualizar esta denominación. |
Fase | Código identificativo de la fase que tendrá asociada este trámite Fase en el que estará el expediente durante la ejecución de cualquiera de las tareas agrupadas en este trámite. | Al definir la fase que estará asociada al trámite hay que tener cuidado ya que las fases de un expediente suelen ser campos muy importantes a la hora de explotar la información en un proyecto. Habrá que prestar especial atención en los circuitos que sean llamados en varias ocasiones por otros circuitos. A la hora de definir la fase también habrá que tener en cuenta que si el trámite al que esta asociada pertenece a un paralelo el expediente no cambiará de fase, ya que hasta la finalización del paralelo el expediente tendrá la fase que definió el trámite al que pertenece la tarea inmediatamente anterior al paralelo. |
Denominación | Nombre o descripción de la fase donde se agrupa el trámite. |
TRÁMITES - VALIDACIONES
Permite asociar validaciones a los eventos del circuito
Los campos que aplican son los mismos que en el apartado Circuitos - Validaciones
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TRÁMITES - TAREAS
Por medio de la siguiente vista crearemos el elemento principal de los circuitos de procesos, las tareas.
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
Tarea | Código identificativo de la tarea. | Campo obligatorio. Se recomienda sustituir los dos primeros caracteres del código por TA, en los cuatro siguientes heredar la numeración del trámite al que pertenece la tarea (0010, 0020, etc.) y los dos últimos como un contador numérico que avance de 10 en 10 (10, 20 o 30). Ejemplo: Para el trámite TR0010 la primera tarea sería TA001010, la segunda TA001020 |
Denominación | Nombre o descripción de la tarea. | Al escribir esta denominación es importante tener en cuenta que este texto será la referencia que tendrá el usuario para realizar todas las acciones necesarias en la tarea. También se deberá tener en cuenta que esta denominación será visualizable en el árbol de tramitación. |
Tarea inicial | Flag que determina si esta tarea es la tarea inicial del circuito. | Solo puede haber una tarea activa marcada como primera tarea para cada circuito |
Estado tramitación | ||
Tipo de Derivación | Por medio de este campo definimos que texto mostrará el sistema como opciones en una derivación para determinar la tarea a la que tiene que avanzar el expediente. Valores posibles:
| Este campo nos permite identificar la tarea siguiente cuando tenemos varias posibles (nos permite crear decisiones de usuario). El texto de las diferentes opciones que nos aparecen depende del valor de este campo, siendo el campo valor de las secuenciaciones de tareas para la opción Con valores y las denominaciones de las tareas de destino de las secuenciaciones de tareas para la opción Con descripciones. |
Gestión de documentos | Flag que especifica si la tarea podrá o no gestionar documentos. | Si este flag no está marcado no tendrá ningún efecto la parametrización realizada en la vista de Circuitos – Trámites – Tareas – Documentos |
Estadísticas | Flag que determina si la tarea será visualizable en el árbol de tramitación del expediente o no. | Normalmente todas las tareas deberán dejar estadísticas, en general, las únicas tareas que no interesa que sean visualizadas en el árbol de tramitación son las tareas de fondo que ejecutan alguna acción especial. |
Inactiva | Especifica si la tarea puede ser ejecutada o no. | Las tareas deben marcarse como inactivas cuando dejar de ser útiles pero queremos conservarlas. Las tareas marcadas como inactivas no podrán ser seleccionadas en las secuenciaciones de tareas. |
Tipo de Ejecución | Este campo determina quién o que podrá ejecutar la tarea. A continuación, se listarán los valores posibles:
| Se recomienda minimizar las tareas con tipo de ejecución Fondo ya que son más propensas a que cuando sucede un error se pierda el expediente. Por la misma razón se recomienda no parametrizar dos tareas de fondo consecutivas. |
Ancla de documentos | Campo que especifica el ponto del modelo de RM donde se colgarán los documentos creados en esta tarea. Si este campo no está relleno y en esta tarea generamos algún documento el documento tomará el ancla del código de modelo al que pertenece. | |
Clase de Objeto para la Ayuda | Código identificativo de la clase de objeto de RM donde se encuentra la nota de ayuda. | Se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario en la bandeja de tramitación y en el árbol de actividades |
Identificador de Objeto para la Ayuda | Código identificativo de la nota de RM que se mostrará al solicitar ayuda para esta tarea y que estará dentro de la clase de objeto definida en el campo anterior. | Se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario en la bandeja de tramitación y en el árbol de actividades |
TAREAS - VALIDACIONES
Permite asociar distintas validaciones a los eventos de la tarea.
Los campos que aplican son los mismos que en el apartado Circuitos - Validaciones
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TAREAS - ACCIONES
Permite definir las acciones que debe tomar la tarea a ejecutar.
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TAREAS - SECUENCIACIÓN DE TAREAS
Permite especificar la(s) tarea(s) siguiente(s) a ejecutar.
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
Tipo de secuenciación |
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Valor para siguiente tarea | Campo de texto libre que permite la diferenciar varias secuenciaciones de tareas del mismo tipo. | |
Circuito | Código que identifica el circuito al que pertenece la tarea de destino | Este campo deberá ser rellenado para todos los tipos de secuenciaciones de tareas menos para las de tipo Final. |
Trámite siguiente | Código que identifica el trámite al que pertenece la tarea de destino. | Este campo deberá ser rellenado para todos los tipos de secuenciaciones de tareas menos para las de tipo Final. |
Tarea siguiente | Código que identifica la tarea de destino | Este campo deberá ser rellenado para todos los tipos de secuenciaciones de tareas menos para las de tipo Final. |
Estado | Estado que tendrá el expediente cuando avance por esta secuenciación de tareas. | Cuando no este relleno el estado del expediente no cambiará y seguirá con el que ya tenia. |
Estatus expediente (Secuencia fin.) | ||
Motivo | ||
Código programa |
TAREAS - PROGRAMAS
Permite parametrizar acciones que el usuario puede utilizar de manera manual dentro del árbol de actividades.
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Se accede seleccionando la tarea a la que va a ir asociado. La pantalla que aparece es la siguiente:
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios | ||
Clave nodo | Código identificativo del nodo en el árbol de actividades. | Se recomienda utilizar como clave de nodo el mismo código de la acción parametrizada para este nodo. | ||
Actividad | Código identificativo de la acción que se ejecutará al accionar el nodo. | Esta acción se ejecutará cuando el usuario pulse doble clic sobre el nodo. | ||
Clave de nodo padre | ||||
Orden | Orden en el que aparecerá el nodo. | En el caso de que varios nodos tengan el mismo número, el orden se determinará alfabéticamente. | ||
Texto del nodo | Texto que se mostrará en el nodo. | |||
Nodo oculto | Determina el status del nodo. | Deshabilitado | Nodo la visualización del nodo | Si no se rellena este campo el nodo actuará como si tuviera valor “Activo”. Si ocultamos un nodo este no se mostrará y no nos permitirá ejecutarlo. |
Deshabilitado | Determina el status del nodo. | Si no se rellena este campo el nodo actuará como si tuviera valor “Activo”. Si deshabilitamos un nodo este se mostrará con el texto en gris (independientemente del estilo de nodo seleccionado) y no nos permitirá ejecutarlo. | ||
Nodo carpeta | ||||
Control de árbol: Icono cerrado | ||||
Control de árbol: Icono abierto | ||||
Estilo nodo | Determina el formato del texto del nodoInd | Se recomienda no usar demasiada variedad de colores para intentar mantener un aspecto serio en la aplicación. | ||
Ind. Expans. | ||||
Código de acción | ||||
Denominación | ||||
Actividad | ||||
Clase de documento | ||||
ID Nota de ayuda RMPS | Código identificativo del objeto de RM que contiene la ayuda para esta tarea |
TAREAS - ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES
Permite determinar los usuarios que recibirán las tareas en su bandeja de entrada para poder tramitarlas.
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
Tipo de Expediente | Código identificativo del tipo de expediente para el que se aplicará esta asignación de responsables. | Además de tipos de expedientes, este campo admite la utilización de máscaras con el carácter “*”. De esta manera si en el campo tipo de expediente ponemos un “*” la asignación de responsables se aplicará a todos los tipos de expedientes y si ponemos “T*” la asignación se aplicará a todos los tipos de expediente que empiecen por “T” |
Tipo de Asignación | Este campo determina el modo en el que se asignaran responsables para la tarea. Posibles Valores: · Regla: Los responsables de la tarea vendrán determinados por la regla indicada en el campo Regla. · Rol: La tarea será asignada a todos los usuarios que posean el role indicado en el campo Nombre del Rol. . Expresión: · Estructura Organizativa: Esta opción determina que la tarea será asignada a los responsables especificados a través de los campos Tipo de Objeto y Objeto. · Objeto de autorización: Seleccionando esta opción asignamos la tarea a todos los usuarios cuyos objetos de autorización cumplan los requisitos especificados en la vista Circuitos de Procesos – Trámites – Tareas – Asignación de Responsables – Objetos de Autorización. · Función: La tarea será asignada a los usuarios que se determinen mediante la función parametrizada en el campo Cód. programa | Según el valor seleccionado en este campo será necesario rellenar unos campos u otros. |
ID Regla | Código identificativo de la regla que será empleada para la obtención de los responsables de esta tarea para el tipo de expediente especificado. | Este campo es obligatorio cuando el valor del campo Tipo de Asignación es Regla |
Tipo de expresión | ||
Nombre del rol | Nombre del rol que por el que se buscará a los usuarios responsables de la tarea. | Este campo es obligatorio cuando el valor del campo Tipo de Asignación es Rol. |
Tipo de objeto | Este campo determina el tipo de objeto a la que pertenece el especificado en el campo Objeto. Valores Posibles: · Regla. · Grupo de usuarios · Usuarios . Organización . Posición | |
ID Actor | ||
Vía de evaluación | Código identificativo de la vía de evaluación que será aplicada sobre el objeto determinado anteriormente para especificar los responsables de esta tarea para este tipo de expediente. | |
Código de programa | Código identificativo del programa que será empleada para la obtención de los responsables de esta tarea para el tipo de expediente especificado. |
TAREAS - ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES - RESPONSABLES OBJETOS DE AUTORIZACIÓN
A través de esta vista podremos determinar las especificaciones que deberán cumplir los objetos de autorización de los usuarios para que puedan actuar como responsables.
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Nombre del Campo | Descripción |
Objeto de autorización | Código identificativo del objeto de autorización que deberán poseer los usuarios para poder ser responsables de esta tarea para el tipo de expedientes seleccionado |
Campo de autorización | Campo del objeto de autorización seleccionado que deberá contener el valor del siguiente campo. |
Valor del Campo de autorización | Valor que deberá tener el usuario en el campo especificado anteriormente del objeto de autorización seleccionado. |
TAREAS - ALARMAS
Se entiende por alarmas aquellos controles de caducidad que tendrá el expediente y que podrán estar asociados tanto al tipo de expediente, como a una tarea concreta, como a un documento. Todas las alarmas estarán también asociadas a unos eventos que determinan su comienzo y dependiendo del tipo de alarmas el fin de las mismas.
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Nombre del Campo | Descripción | |
Código de evento | ||
Código identificativo de evento de la alarma | ||
Código de evento de alarma | Tipo Código identificativo de la alarma | Este campo especifica como se comportará la alarma con los campos de inicio y de fin. Sus posibles valores se listan a continuación:
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Denominación | Nombre o descripción de la alarma | |
Cód. programa (Condición) | Código identificativo del programa que se ejecutará al iniciar la alarma y que si devuelve un error no se ejecutará el resto de la alarma | |
Tipo expediente /Órgano gestor/Clas.Nivel 1/Clas. Nivel 2 /Usuario | Tipo de expediente, órgano gestor, clasificación nivel 1, clasificación nivel 2 y usuario para el que se ejecutará la alarma | |
Valor siguiente tarea | Valor de la tarea que ejecutará la alarma. Sólo es válido para las tareas que se ejecutan con valores. | |
Prioridad | Determina la prioridad de la alarma. | |
Código de programa (Fecha de inicio) | Código identificativo del programa que se deberá ejecutar para calcular el la fecha de inicio de la alarma. | |
Tabla | Tabla en la que se encuentra al campo indicado a continuación y de donde se extraerá la fecha de inicio de la alarma | |
Nombre campo | Campo de la tabla indicada anteriormente de donde se extraerá la fecha de inicio de la alarma. | |
Código de programa (Plazo de vencimiento) | Código identificativo del programa que se deberá ejecutar para calcular el plazo de la alarma. | |
Unidad de plazo | Determina la cantidad de unidades que hay de plazo para que no caduque la alarma. | |
Plazo de caducidad | Determina la unidad de medida para el vencimiento o caducidad de la alarma. A continuación se exponen los valores posibles:
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Sólo días laborables | Flag para determinar que el plazo de caducidad “Días” sean laborables o naturales | |
Código de programa (Fecha Fin) | Código identificativo del programa que se deberá ejecutar para calcular la fecha fin de la alarma. | |
Tabla | Tabla en la que se encuentra al campo indicado a continuación y de donde se extraerá la fecha fin de la alarma | |
Nombre campo | Campo de la tabla indicada anteriormente de donde se extraerá la fecha fin de la alarma. | |
Código de programa (Responsables) | Código identificativo del programa que se deberá ejecutar para calcular al responsable de la alarma | |
Objeto | Objeto de autorización que se deberá chequear para la obtención de los responsables de la alarma. | |
Tipo de expediente | Código identificativo del tipo de expediente para el que se aplicará esta asignación de responsables. | |
Tipo de actor | Este campo determina el modo en el que se asignarán responsables para la alarma. Posibles Valores:
determinados por la regla indicada en el campo Regla.
vendrán determinados al aplicar la vía de evaluación especificada en el campo Vía de Evaluación sobre la estructura organizativa informada en los campos Tipo de Objeto y Objeto.
alarma será asignada a los responsables especificados a través de los campos Tipo de Objeto y Objeto.
asignamos la alarma a todos los usuarios cuyos objetos de autorización cumplan los requisitos especificados en la vista Circuitos de Procesos – Trámites – Tareas – Asignación de Responsables – Objetos de Autorización. |
TAREAS - APLAZAMIENTOS
Permite determinar si la tarea se debe aplazar, mediante la definición de un evento y un código de aplazamiento.
TAREAS - VINCULACIONES
Determina si con la tarea a ejecutar se deben realizar vinculaciones con otros expedientes.
TAREAS - MODELOS DE DOCUMENTOS
En este apartado se listan los modelos de documentos asociados a la tarea.
TAREAS - MODIFICACIONES DE PATRÓN
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Valor para siguiente tarea | Valor de la tarea que ejecutará la alarma. Sólo es válido para las tareas que se ejecutan con valores. |
Activo | |
Denominación | Nombre o descripción de la alarma |
TAREAS - APLAZAMIENTOS
Permite determinar si la tarea se debe aplazar, mediante la definición de un evento y un código de aplazamiento.
TAREAS - VINCULACIONES
Determina si con la tarea a ejecutar se deben realizar vinculaciones con otros expedientes.
TAREAS - MODELOS DE DOCUMENTOS
En el modelo de documento se definirán los tipos de documentos, si son de entrada o salida, su visualización en el árbol de actividades o no, etc.
La definición que tenga el modelo de documento será aquella que nos aparezca en su caso en el árbol de tramitación.
Cada modelo de documento puede llevar asociadas una o varias plantillas
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
Modelo de documento | Código identificativo del modelo de documento | Los posibles valores de este campo están dados de alta en le maestro de modelos de documentos. |
Status de modelo | Campo que determina el status del modelo para esta tarea. Los valores posibles son:
| En caso de no estar relleno este campo actuará como opcional. Si el código de modelo seleccionado no tiene parametrizado un tipo de expediente el sistema seleccionará automáticamente la opción Sin Workflow y no nos permitirá cambiarla. En caso de que el código de modelo tenga parametrizado un tipo de expediente y este campo este vació el sistema se comportará como si la opción seleccionada fuera Opcional. |
Lanzar WF | Campo que determina el comportamiento del workflow con el documento. Valores posibles:
| Si el código de modelo seleccionado no tiene parametrizado un tipo de expediente el sistema seleccionará automáticamente la opción Sin Workflow y no nos permitirá cambiarla. En caso de que el código de modelo tenga parametrizado un tipo de expediente y este campo este vació el sistema se comportará como si la opción seleccionada fuera Opcional. |
Grupo | Grupo al que pertenece el modelo en esta tarea | |
Denominación | Nombre o descripción del grupo de modelos al que pertenece este documento. | Este campo solo deberá ser rellenado en el caso de que el campo anterior este informado. |
Entrada/Salida | Indicativo si el modelo será de entrada o salida (E/S) | |
Clase de documento | Código identificativo de la clase de objeto de RM donde se encuentra la nota de ayuda. | Aunque este campo no es obligatorio, se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario si este pulsa con el botón derecho del ratón sobre el nodo y selecciona la opción de ayuda |
ID Único RMPS | Código identificativo de la nota de RM que se mostrará al solicitar ayuda para esta tarea y que estará dentro de la clase de objeto definida en el campo anterior. | Aunque este campo no es obligatorio, se recomienda su utilización con el objetivo de facilitar el manejo del sistema a los usuarios. El texto que se introduzca en este campo se mostrará al usuario si este pulsa con el botón derecho del ratón sobre el nodo y selecciona la opción de ayuda. |
Denominación | Nombre o descripción de la carpeta de documentos | |
Identificador de carpeta | Código identificativo de la carpeta de documentos. |
TAREAS - MODIFICACIONES DE PATRÓN
A través de esta vista podremos asociar distintas modificaciones de patrones a los eventos de la tarea con la que estamos trabajando.
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Nombre del Campo | Descripción | Comentarios |
Código de evento | Código identificativo del evento en el que se llevará a cabo la modificación del patrón. | |
Código de Patrón | Código identificativo de la modificación de patrón que se ejecutará en el evento seleccionado | |
Valor para sig. tarea | Valor que ejecutará la modificación de patrón | |
Activo | Flag que determinará si la modificación de patrón se ejecuta o no. | |
Denominación | Nombre o descripción de la modificación de patrón seleccionada para ejecutarse en el evento determinado |