3.1.8. Módulo 'Consultas'

Es un módulo que permite mantener un flujo de comunicación directo y bi-direccional entre cliente y proveedor.

Como se ha mencionado en otros apartados, es posible acceder a este módulo desde funcionalidades de otros módulos.

A través del módulo de 'Consultas' se puede: 

• Ver las consultas que un usuario ha creado o ha recibido. 

• Crear una nueva consulta (si se tienen los permisos necesarios). 

• Ver el detalle de una consulta. 

• Ver el 'Histórico de cambios' de una consulta. 

• Ver el formulario asociado a una consulta (si lo tiene).

• Cambiar el estado de las consultas. 

• Asignar una consulta (si se tienen los permisos necesarios). 

Las consultas, tras su creación, irán pasando por distintos estados: 

• Pendiente de asignación: La consulta está creada y pendiente de asignar a un usuario de alguno de los perfiles a los que va destinada. 

• En curso: La consulta ha sido asignada y está siendo tratada por alguno de los usuarios responsables de responder al emisor de la consulta. 

• Respondida: La consulta ha sido respondida y el usuario que la abrió debe revisar esa respuesta. Si una vez revisada se vuelve a responder, el flujo comenzaría de nuevo ya en estado En curso. 

• Resuelta: La consulta queda resuelta o confirmada, ya sea por parte del emisor de la consulta o por alguno de los usuarios a los que iba dirigida. Una vez en este estado la consulta no se puede volver a tratar, salvo que algún usuario con los permisos suficientes vuelva a abrirla. 

• Descartada: La consulta se descarta, ya que por el motivo que sea, no procede o no es necesario seguir tratándola. Una vez en este estado la consulta no se puede volver a tratar, salvo que algún usuario con los permisos suficientes vuelva a abrirla. 

• Caducada: La consulta ha caducado tras un tiempo de inactividad en la misma. Una vez en este estado la consulta no se puede volver a tratar, salvo que algún usuario con los permisos suficientes vuelva a abrirla. 

Estos cambios de estado y los posibles mensajes o archivos adjuntos que se intercambien en la consulta serán notificados por correo electrónico a los usuarios relativos a la misma. 

Funcionamiento

Al acceder al módulo de 'Consultas' se visualizará un listado con las consultas vinculadas al usuario.

Open

El módulo de Consultas, al igual que otros módulos, dispone de 2 menús de acciones:

Acciones globales:

Open

• Acción ‘+ Nueva consulta’:

Permite crear o iniciar una consulta desde el módulo de ‘Consultas’.

Al pulsar sobre la acción ‘+ Nueva consulta’, se abrirá el formulario de ‘Nueva consulta’.

Según el Tipo de consulta que se desee realizar, pueden aparecer otros campos y/o campos obligatorios relacionados a ese tipo de consulta:

• Modificación de otros datos

• Consulta general

• Consulta pedido

• Envío certificado fiscal

• Consulta facturas y pagos

• Modificación de cuenta bancaria

• Modificación NIF/CIF

Una vez completados los datos, se pulsará el botón de Enviar, situado en la parte superior derecha del formulario, para que se produzca el envío de la misma.

Al enviar la consulta se nos mostrará un mensaje confirmando el envío de la consulta, y se recibirá en la cuenta de correo del usuario un email de confirmación de la recepción de la misma, especificando el número de identificador de la consulta para seguimiento.

Acciones individuales:

Las acciones individuales disponibles dependerán del estado en el que se encuentre la consulta. No obstante, las siguientes acciones siempre estarán disponibles en menú de acciones individuales de cada consulta.

• Acción ‘Detalle’:

Al pulsar sobre la acción 'Detalle' se accede al detalle de la consulta. 

En el caso de que la consulta tenga archivos adjuntos, éstos podrán descargarse pulsando la acción Descargar del menú de acciones individuales de cada adjunto. 

• Acción ‘Mostrar histórico de cambios’:

Se muestran los cambios que se han ido haciendo en la consulta:  

• Acción ‘Ver formulario’:

Muestra datos adicionales de la consulta específicos del tipo de consulta. 

Entre las acciones individuales de cada consulta, dependientes del estado de ésta, tenemos:

• Acción ‘Asignar’:

Aquellas consultas que estén en estado Pendiente de asignación, En curso o Respondida podrán ser asignadas a un usuario responsable. 

Una vez seleccionado el usuario responsable se mostrará el siguiente mensaje: 

• Acción ‘Resolver’

Aquellas consultas que estén en estado Pendiente de asignación, En curso o Respondida podrán ser resueltas. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación: 

Una vez resuelta la consulta se mostrará el mensaje: 

• Acción ‘Descartar’

Aquellas consultas que estén en estado Pendiente de asignación, En curso o Respondida podrán ser descartadas. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación: 

Una vez descartada la consulta se mostrará el mensaje: