Firma simple

FIRMA SIMPLE SECUENCIAL

Como hemos mencionado anteriormente tendremos la opción de firma simple secuencial y firma simple paralela. Detallamos a continuación el funcionamiento con la interfaz de Signaturit

• Firma simple - Aprobación desde Signaturit

Tras cumplimentar el asunto del mail seleccionaremos la opción de firma simple - secuencial y pulsaremos sobre siguiente:

Open

Se mostrará un pop up informativo

Open

Tras aceptar el pop up, se habilitará la tabla de firmantes donde introduciremos los usuarios que deban aceptar el documento

Pulsaremos sobre el botón añadir línea para introducir cada uno de los firmantes

Se mostrará un pop up donde cumplimentaremos o seleccionaremos el usuario requerido para la firma.

Se cumplimentarán los siguientes datos

Tipo firmante - Por defecto en las firmas simples vendrá cumplimentado como Firmante

Nombre firmante - En caso de querer introducir un usuario manualmente indicaremos el nombre de la persona. Este campo será obligatorio

Primer apellido - En caso de introducir un usuario manualmente indicaremos el primer apellido correspondiente.

Segundo apellido - En caso de introducir un usuario manualmente indicaremos el segundo apellido correspondiente.

Correo electrónico - En caso de introducir un usuario manual, introduciremos el mail donde le llegará el documento a aceptar. Este campo será obligatorio

Prefijo - Por defecto vendrá el país España. Sólo se habilitará este campo y será modificable si se selecciona el check de SMS de autentificación. Si el teléfono que cumplimentemos pertenece a otro país, seleccionaremos el indicado en cada caso

Número de teléfono - Por defecto vendrá inhabilitado. Sólo será modificable y obligatorio si se selecciona el check de SMS de autentificación. Si el teléfono pertenece a otro país, será necesario seleccionar el país correspondiente en el campo Código país

Autentificación SMS - Marcaremos este check en el caso de que el usuario quiera recibir un SMS vía teléfono. Si se marca este check será obligatorio cumplimentar el campo teléfono y seleccionar el país correspondiente al teléfono indicado

Se podrán añadir firmantes por diferentes vías:

• Manualmente - Introduciremos como mínimo nombre y mail

• Usuario SAP - Seleccionando esta opción se mostrará el listado de usuarios disponibles en SAP. Cómo mínimo deberá tener en sus datos personales nombre y mail para poder seleccionarlo

• Cliente - Seleccionando esta opción se mostrará el listado de clientes disponibles en el maestro de SAP. Cómo mínimo deberá tener en sus datos personales nombre y mail para poder seleccionarlo

• Proveedor - Seleccionando esta opción se mostrará el listado de acreedores disponibles en SAP. Cómo mínimo deberá tener en sus datos personales nombre y mail para poder seleccionar

Una vez introducidos los firmantes requeridos pulsaremos en aceptar y el proceso de firma dará su comienzo

El usuario podrá borrar una o varias líneas entrantes, seleccionando las mismas y pulsando el botón borrar

Al lanzar el proceso de firma, automáticamente comenzarán a llegar mails a los usuarios de la tabla en orden secuencial. Recibirán un mail de la interfaz de Signaturit como el siguiente:

En nuestro expediente en SAP y sobre el documento que estamos tratando, podremos ver que se generan bajo el mismo las entradas correspondientes a los usuarios indicados en la tabla con el icono en rojo indicando que el documento está pendiente de aprobación por parte de todos.

Accederemos al documento a través de las opciones habilitadas en el mail, la interfaz nos informará del funcionamiento básico de la herramienta

Pulsaremos sobre Empezar y se nos habilitará la interfaz de firma de Signaturit donde podremos visualizar nuestro documento.

El usuario deberá aceptar las políticas de privacidad para que se habilite la opción de Aceptar

En este momento, el usuario podrá pulsar sobre enviar documento y enviar su aceptación. Una vez aceptado el documento, le llegará al siguiente firmante un mail para aceptar el documento.

Una vez el documento esté aprobado por todos los firmantes, recibirán un mail de confirmación del mismo con una copia del documento que han aceptado

En Sap, con el botón derecho seleccionaremos la opción de Consultar firma de tramitación para actualizar el estado de la misma

Se mostrará un log con los procesos realizados hasta el momento

Y se actualizarán los datos de los usuarios que han aprobado el documento

• Firma simple - Declinación desde Signaturit

Desde la interfaz de Signaturit, cualquiera de los usuarios podrá declinar la aprobación del documento por no estar de acuerdo con el mismo. Para ello, desde la visualización del documento en Signaturit desplegará el botón Acciones

Se mostrará la opción de declinación de la firma

Pulsando sobre la opción de Declinar se mostrará un pop up donde podremos introducir el motivo de la declinación.

Una vez confirmada la acción se enviará a través de la interfaz un mail informando que el documento ha sido declinado por el usuario

En Sap, con el botón derecho seleccionaremos la opción de Consultar tramitación de firma

Los usuarios firmantes desaparecerán del árbol, quedando nuevamente el documento listo para su modificación si fuera necesario o para su envío a firmar nuevamente.

• Firma simple - Cancelar desde SAP

Existe la posibilidad de cancelar el proceso de aprobación del documento a través de SAP. Para ello, una vez que hemos introducido los firmantes, desde el árbol de tramitación del expediente y sobre el documento que estemos trabajando, seleccionaremos la opción Cancelar firma con el botón derecho

Se mostrará un pop up para confirmar el proceso de cancelación del documento

El sistema cancelará el proceso con un mensaje de confirmación y los usuarios firmantes desaparecerán quedando el documento nuevamente pendiente de firma

Los usuarios recibirán un mail de la interfaz de Signaturit informando que el documento ha sido cancelado

FIRMA SIMPLE PARALELA

El proceso de firma será el mismo que el indicado anteriormente, solamente seleccionaremos el Modo de firma Paralelo y pulsaremos siguiente

Seguiremos el mismo proceso que en la firma simple secuencial, la única salvedad de este proceso es que en el caso de que haya varios firmantes en la tabla, los mails de la interfaz de Signaturit serán enviados a todos los firmantes a la vez, no siendo dependiente el proceso de firma del orden de aprobación.