Es un módulo que permite mantener un flujo de comunicación directo y bi-direccional entre cliente y proveedor.
Como se ha mencionado en otros apartados, es posible acceder a este módulo desde funcionalidades de otros módulos.
A través del módulo de 'Consultas' se puede:
Ver las consultas que un usuario ha creado o ha recibido.
Crear una nueva consulta (si se tienen los permisos necesarios).
Ver el detalle de una consulta.
Ver el 'Histórico de cambios' de una consulta.
Ver el formulario asociado a una consulta (si lo tiene).
Cambiar el estado de las consultas.
Asignar una consulta (si se tienen los permisos necesarios).
Las consultas, tras su creación, irán pasando por distintos estados:
Pendiente de asignación: La consulta está creada y pendiente de asignar a un usuario de alguno de los perfiles a los que va destinada.
En curso: La consulta ha sido asignada y está siendo tratada por alguno de los usuarios responsables de responder al emisor de la consulta.
Respondida: La consulta ha sido respondida y el usuario que la abrió debe revisar esa respuesta. Si una vez revisada se vuelve a responder, el flujo comenzaría de nuevo ya en estado En curso.
Resuelta: La consulta queda resuelta o confirmada, ya sea por parte del emisor de la consulta o por alguno de los usuarios a los que iba dirigida. Una vez en este estado la consulta no se puede volver a tratar, salvo que algún usuario con los permisos suficientes vuelva a abrirla.
Descartada: La consulta se descarta, ya que por el motivo que sea, no procede o no es necesario seguir tratándola. Una vez en este estado la consulta no se puede volver a tratar, salvo que algún usuario con los permisos suficientes vuelva a abrirla.
Caducada: La consulta ha caducado tras un tiempo de inactividad en la misma. Una vez en este estado la consulta no se puede volver a tratar, salvo que algún usuario con los permisos suficientes vuelva a abrirla.
Estos cambios de estado y los posibles mensajes o archivos adjuntos que se intercambien en la consulta serán notificados por correo electrónico a los usuarios relativos a la misma.
Como parte del estándar se ha definido que el módulo de 'Consulta' sólo está disponible para usuarios con perfil Proveedor y usuarios con perfil Comprador, por lo que aquellos usuarios con perfil 'Administrador' no dispondrán de este módulo.
Funcionamiento
Al acceder al módulo de 'Consultas' se visualizará un listado con las consultas que están asociadas al usuario, en este caso al usuario con role de Proveedor.
El módulo de Consultas, al igual que otros módulos, dispone de 2 menús de acciones:
Acciones globales:
Acción ‘+ Nueva consulta’:
Permite crear o iniciar una consulta desde el módulo de ‘Consultas’.
Al pulsar sobre la acción ‘+ Nueva consulta’, se abrirá el formulario de ‘Nueva consulta’.
Según el Tipo de consulta que se desee realizar, pueden aparecer otros campos y/o campos obligatorios relacionados a ese tipo de consulta:
Modificación de otros datos
Consulta general
Consulta pedido
Envío certificado fiscal
Consulta facturas y pagos
Modificación de cuenta bancaria
Modificación NIF/CIF
Una vez completados los datos, se pulsará el botón de Enviar, situado en la parte superior derecha del formulario, para que se produzca el envío de la misma.
Al enviar la consulta se nos mostrará un mensaje confirmando el envío de la consulta, y se recibirá en la cuenta de correo del usuario un mail de confirmación de la recepción de la misma, especificando el número de identificador de la consulta para seguimiento.
Acción ‘Actualizar’
Actualiza la pantalla refrescando los cambios.
Acción ' Seleccionar /Ocultar'
Habilita o inhabilita la opción de selección sobre los registros.
Los registros seleccionados se podrán utilizar para las acciones 'Resolver consultas' y 'Descartar consultas'.
Acción ‘Columnas’
Dispuesto para la modificación de la disposición y visualización de columnas.
Las columnas que aparecerán por defecto serán las siguientes:
o ID Consulta: Identificador de consulta.
o Tipo: Tipo de consulta que se desee realizar. Pueden aparecer otros campos y/o campos obligatorios relacionados al tipo de consulta seleccionado.
o Asunto: Texto breve con el motivo de la consulta.
o Autor: Usuario que crea la consulta.
o Responsable: Usuario al que ha sido asignada la consulta para su tratamiento.
o Solicitante: Código relacionado con el usuario que ha creado la consulta y los datos de la misma. Puede ser un código de proveedor, código de sociedad, un NIF,… en función del producto.
o Destinatario: Código relacionado con el usuario responsable y los datos de la consulta. Puede ser un código de proveedor, código de sociedad, un NIF,… en función del producto.
o Fecha creación: Fecha de creación de la consulta.
o Estado: Estado actual de la consulta.
Acciones individuales:
Las acciones individuales disponibles dependerán del estado en el que se encuentre la consulta. No obstante, las siguientes acciones siempre estarán disponibles en menú de acciones individuales de cada consulta.
Acción ‘Detalle’:
Al pulsar sobre la acción 'Detalle' se accede al detalle de la consulta.
Los mensajes que han sido enviados por el usuario se mostrarán en un fondo verde y a la derecha de la pantalla. Mientras que los mensajes que el usuario reciba de respuesta, se mostrarán a la izquierda de la pantalla y en un fondo gris.
Al final de la pantalla se encontrarán los documentos adjuntos a la consulta.
En el caso de que la consulta tenga archivos adjuntos, éstos podrán descargarse pulsando la acción Descargar del menú de acciones individuales de cada adjunto.
Existe la opción de enviar sólo adjuntos sin necesidad de enviar un mensaje de respuesta.
En este caso, una vez seleccionados los archivos a adjuntar a la consulta, se pulsa en Aceptar y aparecerá el siguiente mensaje:
Acción ‘Mostrar histórico de cambios’:
Se muestran los cambios que se han ido haciendo en la consulta:
Acción ‘Ver formulario’:
Muestra datos adicionales de la consulta específicos del tipo de consulta.
Entre las acciones individuales de cada consulta, dependientes del estado de ésta, tenemos:
Acción ‘Asignar’:
Aquellas consultas que estén en estado Pendiente de asignación, En curso o Respondida podrán ser asignadas a un usuario responsable.
Una vez seleccionado el usuario responsable se mostrará el siguiente mensaje:
Acción ‘Resolver’
Aquellas consultas que estén en estado Pendiente de asignación, En curso o Respondida podrán ser resueltas. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
Una vez resuelta la consulta se mostrará el mensaje:
Acción ‘Descartar’
Aquellas consultas que estén en estado Pendiente de asignación, En curso o Respondida podrán ser descartadas. Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
Una vez descartada la consulta se mostrará el mensaje:
